Privatlivspolitik

Zofus Konsulentfirma
Vesterbrogade 26
1620 København V
CVR 13 71 57 77
EU transparency register 114054629042-75

Zofus Konsulentfirma behandler personoplysninger på følgende måde:

Generelle regler

Som udgangspunkt er de personoplysninger, der registreres hos Zofus, “Almindelige personoplysninger” hvorunder i følge Datatilsynets vejledning Oktober 2017 bl.a. hører spørgsmål angående navn, adresse, fødselsdato, arbejdstelefon, arbejdsområde, stilling, ansættelsesdato, CV, ansøgning, eksamen, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, andre rent private forhold, økonomi, skat, gæld, sygedage, samt væsentlige sociale problemer. Det kan imidlertid ikke udelukkes, at Zofus kommer i kontakt med personfølsomme oplysninger, i hvilken forbindelse Zofus skal føre en fortegnelse. Fortegnelsen opbevares hos Zofus.

Alle Zofus’ medarbejdere er underlagt tavshedspligt, og er instrueret om at koder til PC’ere og sagssystemer er strengt personlige. De er endvidere instrueret om, at Zofus’ mail og sagssystem m.v. ikke må anvendes til privat korrespondance, og at private email konti ikke må anvendes til Zofus-korrespondance.

En sag består af den korrespondance og de dokumenter, som sagen vedrører, jf. nedenfor om sagsdatabasen. Sagen tildeles et fortløbende nummer samt en overskrift, der fortæller hvad sagen angår.

Zofus’ emails må ikke indeholde samlede personfølsomme oplysninger om en eller flere konkrete personer.

Formål

Formålet med registrering af personoplysninger hos Zofus er at kunne varetage de interesser, der er nødvendige for at betjene Zofus’ kunder og for at kunne holde Zofus’ i drift. I forhold til at kunne betjene kunder, registreres nødvendige kontaktoplysninger på kunderne og de for sagsbehandlingen relevante og nødvendige netværk, fx. modparter, sagkyndige, myndighedspersoner og andre relevante aktører. I forhold til at sikre Zofus’ drift, registreres tilsvarende nødvendige og relevante personer hos faglige netværk, myndigheder, leverandører, eget personale m.v. Registrering sker først og fremmest i Zofus’ kontaktdatabase, jf. nedenfor.

Kontaktdatabase

Alle personer, som Zofus er i skriftlig kontakt med, er opført med navn og øvrige kontaktoplysninger i form af eksempelvis emailadresse, telefonnummer og postadresse i en kontaktdatabase, der leveres og hostes af Semphor CVR 16589403. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med Semaphor. Det er lagt til grund, at Semaphor overholder vilkårene i aftalen.

Til overholdelse af reglerne om forbud mod hvidvask af penge, kan det i visse tilfælde være nødvendigt at anmode personer om identitetsdokumentation, fx. i form af kopi af pas, kørekort etc. Sådan dokumentation opbevares i kontaktdatabasen.

Personer tilknyttet en juridisk person i form af en virksomhed eller organisation etc., vil være opført i kontaktdatabasen under navnet på den juridiske virksomhed. En person tilknyttet flere juridiske personer, vil som udgangspunkt være opført for hver juridisk person. I forbindelse med overgang til de nye skærpede persondataregler, er der pr. 25. maj 2018 foretaget oprydning og sletning af kontakter, der anses for ikke-relevante. Øvrige kontakter er pr. mail adviseret om, at de optræder i databasen med anmodning om enten at acceptere dette eller at forlange at blive slettet. Personer der ikke reagerer, vil forblive registreret i kontaktdatabasen.

Sagsdatabase

Korrespondancer og andre akter der angår eller involverer personer i kontaktdatabasen, fremgår af en sagsdatabase, der også er leveret og hostet af Semaphor. Indholdet af kontaktdatabasen og sagsdatabasen vil altid kunne give dokumentation for, hvad Zofus har registreret af søgbare oplysninger om en konkret person. Zofus’ personale er således omhyggeligt instrueret om, at det udelukkende må arbejde via sagsdatabasen og under ingen omstændigheder må opbevare filer m.v. på PC’ens “skrivebord” etc.

Udveksling og udlevering af oplysninger om personregistrering

Registrerede personoplysninger altid vil kunne udleveres til den registrerede på forlangende, medmindre udlevering af oplysningerne må antages at kunne skade modsatrettede kundeinteresser.

I sager om tvister, kan det være nødvendigt at foretage undersøgelser om konkrete personers gøren og laden til brug for vurderingen af, om det er relevant at rejse et krav, ligesom det kan være nødvendigt at udveksle disse oplysninger med andre. I den periode dette arbejde pågår, vil den pågældende som udgangspunkt af kundehensyn ikke kunne blive orienteret herom. Rejses krav, vil den pågældende eo ipso blive orienteret om registreringen. Vurderes det, at der ikke er grundlag for at føre sag, vil oplysningerne blive opbevaret til sikring af dokumentation af Zofus’ arbejde og undersøgelser til sikring af kundens interesser.

Også i forbindelse med anden sagsbehandling, kan det være nødvendigt og relevant at udveksle oplysninger, hvorunder der også indgår personoplysninger, fx. hvis et modtaget brev eller email fra en medarbejder i en virksomhed eller myndighed videresendes som led i en orientering eller forespørgsel. Som udgangspunkt vil den pågældende medarbejder ikke blive orienteret herom.

Telefoni og SMS

Al telefonisk kontakt foregår via mobiltelefon. Oplysninger om personer, som Zofus’ medarbejdere er i telefonisk kontakt med, vil eller kan blive lagret på telefonen eller hos teleudbyderen, uden at Zofus har indflydelse herpå. Ved henvendelser fra personer, der ønsker oplysning om sådanne registreringer, er Zofus behjælpelig med afgivelse af samtykke. Det samme gælder for SMS-korrespondance.

Personer som Zofus er i jævnlig kontakt med, kan være opført i kontaktdatabasen på den enkelte medarbejders mobiltelefon. Der gives som udgangspunkt ikke uopfordret information herom til den pågældende. Alle medarbejdere er omhyggeligt instrueret om løbende at rydde op i og slette sådanne kontakter, når de ikke længere er relevante.

Bogholderi

Kunder vil foruden at være registreret i kontaktdatabasen, jf. ovenfor, også være registreret i Zofus’ bogholderi. Alle sager i sagsdatabasen oprettes således også i bogholderisystemet med samme nummer og overskrift som i sagsdatabasen. I bogholderisystemet kan også fremgå andre personoplysninger, fx. om personale hos leverandører.

Bogholderisystemet leveres af Visma e‑conomic A/S CVR: 29403473. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med Visma e‑conomic A/S. Det er lagt til grund, at Visma e‑conomic A/S overholder vilkårene i aftalen. Det er ikke muligt at søge på fx. en leverandør-medarbejders navn på en fysisk faktura i bogholderisystemet. Alle regnskabsbilag opbevares i aflåst skab.

Zofus bankforbindels Danske Bank A/S har indsigt i alle oplysninger knyttet til Zofus’ konti i banken. Der er ikke taget særlige skridt i forhold til bankerne i relation til beskyttelse af personoplysninger, idet banken allerede er underlagt sådanne regler.

Personale

Personale hos Zofus vil foruden at være registreret i kontaktdatabasen, jf. ovenfor, også være registreret i Zofus’ lønsystem. Lønsystemet leveres af Danske Lønsystemer A/S CVR. 15611472. Til sikring af overholdelse af persondatareglerne, er der indgået databehandleraftale med danske Lønsystemer A/S. Det er lagt til grund, at Danske Lønsystemer A/S overholder vilkårene i aftalen.

Arkivering og sletning

Når en sag er afsluttet og afregnet, vil den elektroniske sag blive lukket i sagsdatabasen og blive flyttet til en oversigt over arkiverede sager. Kontaktoplysningerne i kontaktdatabasen vil samtidig blive slettet, medmindre de er eller kan blive relevante for andre sager.

Den fysiske sag vil blive lagt på arkiv. Når den afsluttede sag har henligget i maksimalt fem år, vil den fysiske sag blive kasseret, medmindre kunden anmoder om at få den udleveret, eller såfremt kunden fortsat har sager, som er verserende eller er afsluttet indenfor de sidste maksimalt fem år. De elektroniske filer vil ligeledes blive slettet, medmindre kunden fortsat har sager, som er verserende eller er afsluttet indenfor de sidste maksimalt otte år.

I det elektroniske bogholderisystem vil sagen blive slettet umiddelbart efter udløbet af det regnskabsår, hvor sagen er blevet afregnet. Regnskabsbilagene vil blive opbevaret i fem år.

Indsigt og klage

Disse regler om Zofus’ behandling af personoplysninger vil blive offentliggjort på Zofus’ hjemmeside.

De er desuden sendt til de personer, der pr. denne dato er registreret i Zofus’ kontaktdatabase. Fremover vil der i mails fra Zofus være en henvisning til reglerne. Reglerne vil blive justeret, efterhånden som arbejdsrutiner måtte blive ændret eller som følge af ændringer/udviklinger i persondataretten. Sådanne justeringer vil ikke nødvendigvis tilgå Zofus’ kontakter.

De nye regler giver de registrerede personer en række rettigheder, ikke mindst om indsigt i, hvad der er registreret, samt ret til at forlange at oplysninger bliver korrigeret og/eller slettet. For nærmere oplysning om disse rettigheder, kontakt gerne Zofus.

Vil du klage over Zofus’ behandling af personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Oprindeligt udarbejdet og implementeret den 31. maj 2018.
Opdateret den 24. juni 2025.